Avant de commencer, nous vous invitons à lire ou relire la première partie de ce sujet, qui aborde les obstacles liés à la création d’un projet professionnel et l’action de la médiation de projet sur la gestion de cette problématique.
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Nous allons aujourd’hui nous concentrer sur les réponses qu’apporte la médiation de projet professionnel à ces obstacles précédemment cités, et notamment aux problématiques liées à l’association qui sont centrales pour la réussite ou l’échec d’un projet professionnel. Le rôle du médiateur de projet est d’aider les parties prenantes d’un projet à mettre des mots sur leurs attentes réelles liées au projet, et à comprendre celles les autres.
Comprendre, au sens littéral du terme, c’est « être en mesure de saisir quelque chose, le sens des paroles ou des actes d’une personne »[1]. Arriver à se comprendre implique donc nécessairement l’autre. Cette constatation nous amène à la cause principale du manque de compréhension qui engendre des situations à problème au sein des associations : une communication défaillante, et ce avant même le début de l’activité.
En effet, une communication défaillante vient rajouter des difficultés lors du montage d’un projet. Elle peut créer des tensions, voir des conflits, pouvant entrainer, comme évoqué ci-dessus, jusqu’à l’échec du projet ; et ce sans même que les associés ne comprennent vraiment pourquoi. Car une mauvaise communication engendre de la confusion. Il devient alors très compliqué de régler un problème dont on ne connait pas la cause !
Il existe pourtant une méthode qui permet de clarifier sa vision, de s’assurer d’une bonne compréhension mutuelle entre associés, et ainsi de prévenir les désaccords voire, les conflits : Vous l’avez, il s’agit de la médiation de projet.
Les réponses qu’apportent la médiation de projet dont nous allons parler maintenant s’appliquent à tous types de projets professionnels, et sont bien évidemment indiqués dans le contexte d’une activité de clinique dentaire.
La mise en œuvre pratique, extrêmement importante, sera l’objet de la troisième partie de ce sujet qui paraîtra prochainement sur le site d’ORCADE.
Les réponses apportées par la médiation de projet
À présent, nous allons dans un premier temps poser la définition d’une médiation de projet (I), pour ensuite en décrire les objectifs (II) ainsi que, dans un troisième temps, le rôle et la posture de celui qui la conduit : le médiateur (III).
I – Définition
Nous avons l’habitude de définir la médiation comme étant un processus au cours duquel deux ou plusieurs personnes acceptent de partager une situation qui leur est commune, en présence d’un tiers [le médiateur], dans l’espoir que ces échanges aboutissent à une commune amélioration de ladite situation.
Une médiation est souvent considérée comme une manière de gérer un différend, voir un conflit, entre deux ou plusieurs personnes, par le biais d’un médiateur qui vient faciliter le dialogue, pour aboutir à une solution choisie par les protagonistes.
Une médiation de projet rajoute une dimension préventive à cette gestion de la relation, car le médiateur intervient dès le début du projet, en dehors de tout conflit. Par définition, un projet est une projection dans l’avenir, avec toutes les incertitudes que cela comporte.
Une médiation de projet permet d’anticiper les difficultés et conflits potentiels en se basant sur 3 piliers de réflexion :
- Se poser les bonnes questions : « pourquoi ai-je envie de me lancer dans ce projet ? » « Quelles sont mes attentes réelles ? » « Que suis-je prêt à faire pour y arriver ? » « Est-ce que je partage une vision commune avec mes associés ? » …
- De la bonne manière : Il ne suffit pas de poser une question pour avoir une réponse. Encore faut-il savoir formuler la question afin d’être compris par son interlocuteur, et s’assurer que nous même nous avons vraiment compris la réponse. Cela s’appelle communiquer, mais c’est loin d’être un acquis entre les acteurs d’un projet. Le médiateur aide ainsi les associés à clarifier leurs attentes, à les exprimer aux autres, et à comprendre leur réponse en retour. Là, réside le cœur d’une médiation.
- Au bon moment : C’est-à-dire, avant tout désaccord ou conflit. Les questions essentielles doivent être posées lorsque tout va bien, que les associés sont dans une phase positive et dynamique. En effet, il est beaucoup plus complexe de surmonter un différend déjà né, avec toute la dimension affective que cela peut engendrer. Les questions qui fâchent doivent être posées dès le début, afin de voir si l’on est capable de les surmonter…ou pas !
II – Objectifs
La mise en place d’une médiation de projet a les objectifs suivants :
- Être clair avec soi-même et ses associés : il est nécessaire qu’un porteur de projet identifie clairement ce qui le pousse à mettre en œuvre son projet, ce qu’il en attend, et les moyens qu’il est prêt à mettre en œuvre. Le premier travail est donc un travail vis-à-vis de soi pour savoir quelle direction nous souhaitons prendre. Ce travail fait appel à la notion de valeurs que nous développerons plus tard.
Être clair avec soi-même permet ensuite d’être clair avec ses associés. Les valeurs que nous avons évoquées plus haut de partage, de confiance ou de loyauté imposent à un associé d’être clair vis-à-vis des autres.
- S’assurer d’une bonne compréhension mutuelle : Lorsque des associés s’expriment entre eux pour définir les bases et contours d’un projet, ils ont plus qu’une obligation de moyens (ah mais je te l’avais dit ! C’était clair pourtant, non ?), mais bel et bien une obligation de résultats : dire les choses et s’assurer que l’autre les a compris, afin de savoir s’il est d’accord.
À défaut, il y a de grands risques de désaccords ou de conflits pouvant ralentir, voire remettre en cause la pérennité du projet.
- Identifier les sources potentielles de désaccords/conflit : Il est normal, voire souhaitable, que des associés ne soient pas d’accord sur tout. Une association réussie est une association qui rassemble des personnes avec une vision commune, mais des savoir-faire et des approches qui peuvent être variés. Il est néanmoins essentiel d’identifier ce qui pourrait être probatique ou bloquant pour chaque associé. Là encore, la notion de valeurs entre en jeux et ne peut être éludé.
- Valider le démarrage et les principaux contours du projet : C’est là l’objectif final d’une médiation de projet. À l’issue du processus, les associés potentiels seront en mesure de savoir s’ils souhaitent véritablement amorcer le projet et dans quelles conditions. La décision ne peut être prise que par les acteurs eux-mêmes qui sont alors capable de le faire en toute connaissance de cause.
III – Rôle et posture du Médiateur
Lorsqu’on démarre un projet, s’entourer de certaines ressources essentielles est comme un réflexe : avocats, expert-comptable, fiscaliste, etc. Mais l’on pense rarement à faire appel à un médiateur. Pas encore suffisamment ancré dans la culture entrepreneuriale française, c’est une raison pour laquelle il est important de clarifier le rôle et la posture du Médiateur dans le cadre d’une médiation de projet, afin de comprendre sa valeur ajoutée.
Le médiateur de projet a trois missions principales :
- Aider les porteurs de projet à clarifier leurs attentes et à comprendre celles des autres acteurs : Pour cela, le médiateur va beaucoup écouter les acteurs du projet, que ce soit en individuel ou en collectif. Il va poser un certain nombre de questions clés et mettre en perspective les réponses de chacun. À aucun moment, il ne va conseiller ou orienter les acteurs dans leurs choix, car cela compromettrait l’objectif de sa mission. Son but n’est pas de trouver des solutions (comme pourrait le faire un Consultant), mais de créer des conditions d’échanges favorables pour que les associés fassent leur propre choix.
- Poser les bases d’une communication efficiente : la présence du médiateur facilite la communication entre les associés. Néanmoins, le médiateur ne pourra pas toujours être là ! Sa mission consiste donc également à donner des clés de communication aux associés afin de les aider à mieux communiquer entre eux.
- Révélateur de solutions : Par sa posture et ses questionnements, le médiateur joue un véritable rôle de révélateur de solutions. Le médiateur va créer un contexte favorable à un échange constructif et sincère. Dans ce cadre, la prise de décision est facilitée, car les acteurs se sentent écoutés, en confiance, et peuvent trouver ensemble les solutions qui leur conviennent.
Pour mener à bien ses missions, le Médiateur se doit de rester neutre et impartial. Il n’entre pas dans le contenu des échanges, mais en facilite la tenue. Il ne pousse pas vers une direction, mais permet aux acteurs de faire un choix commun. Par sa qualité de tiers extérieur, le médiateur devient ainsi un interlocuteur de confiance pour chacun des acteurs qui trouve en lui une écoute attentive et bienveillante. En cela, il est une ressource essentielle pour un projet, et trop souvent méconnu.
Par ses qualités et sa posture, le Médiateur de projet va créer un cadre et une atmosphère propose aux échanges et à l’écoute mutuelle. Il va s’assurer que chacun ait la possibilité de s’exprimer, de dire ce qu’il avait dit, et qu’il soit entendu par les autres. Ce climat de confiance et d’écoute permet aux acteurs d’un projet de prendre des décisions communes, en toute connaissance de cause. Pour arriver à ce résultat, le médiateur va mettre en œuvre un processus bien défini.
Nous vous retrouverons dans quelques semaines pour la troisième et dernière partie de ce sujet, au sein de laquelle nous parlerons des mises en application concrètes de la médiation de projet. Ces trois parties vous permettrons d’avoir une vision complète et éclairée de ce qu’apporte la médiation de projet à un projet professionnel.
[1] Définition du verbe comprendre – Larousse.fr
